Saber hacer un presupuesto que cubra todas las necesidades cuando empezamos una empresa, sea esta una microempresa o una empresa pequeña, definirá nuestro éxito a corto, mediano y largo plazo. Hay muchos aspectos que debemos tomar en cuenta para que todo nos salga bien, sobre todo si somos los que estamos a la cabeza. Le presentamos una serie de tips para ayudarlo en el proceso:
- Definir los gastos fijos mensuales
- Definir los gastos variables
- Cubrir gastos imprevistos
- Tener una caja menor habilitada con un monto flexible
- Contemplar un rubro para publicidad y para incluir contenido con esencia de marca
Tip 1. Los gastos fijos mensuales para el presupuesto efectivo de su empresa
Los servicios, como la electricidad, el agua, el internet y el teléfono son indispensables para trabajar. Si ocupamos un local para hacer nuestro trabajo, el dinero de la renta debe estar entre los primeros rubros de los gastos fijos mensuales.
Los salarios, tanto el nuestro como los de los empleados, deben estar garantizados todos los meses. Y lo mismo aplica para lo que tiene que ver con la seguridad social. Todas las personas tienen derecho a la atención en salud, a pensionarse y a contar con un seguro de riesgos laborales. Afiliar a los empleados y afiliarse uno también es un gasto que trae consigo una recompensa, porque si una persona trabajadora sabe que está cubierta en lo más importante, siempre va a rendir mejor.
Un gasto fijo dentro del área administrativa de una empresa es la parte contable. Es importante tener a una persona experta encargada de la contabilidad de nuestra empresa.
Tip 2. Los gastos variables ocupan también un lugar importante en el presupuesto de su empresa
Cuando, por ejemplo, contratamos un seguro de riesgos en el trabajo, ese es un gasto que se da solo una vez o incluso varias, pero no constituye un gasto fijo. Los gastos variables se van a producir en algunos meses del año, o solo una vez al año y nada más. O se pueden producir todos los meses pero nunca en la misma cantidad. En cualquier caso, es importante presupuestarlos.
Un gasto variable que hay que tomar en cuenta, dependiendo del tipo de empresa, es el de fabricación del producto que usted vende. Es una cifra que siempre varía, dependiendo de la demanda del producto o las existencias en bodega. Lo mismo sucede con las necesidades de actualización de un servicio. El servicio va a ser el mismo siempre, pero a veces se requiere que le agreguemos o le cambiemos algo. Se trata de gastos variables importantes.
Estamos de acuerdo con la creadora de la marca Elizabeth Arden, llamada igual que su marca, y la citamos porque acuñó una frase que complementa muy bien nuestro tema de hoy: “Para ganar, hay que gastar”. Ella no ponía reparos en conseguir lo mejor para sus productos. Sin embargo, para una empresa, los gastos son en realidad inversiones, ya que estos se recuperan al final.
Y continuando con nuestro tema de gastos variables, uno que debemos tener presente siempre es el pago de impuestos. Nunca va a ser la misma cantidad, pero contemplar una cifra todos los meses nos va a ayudar a estar al día y sin problemas.
Unos ejemplos de los que pueden ser otros gastos variables serían:
- Gastos en comisiones
- Gastos de transporte adicional y distribución de productos
Tip 3. Los gastos imprevistos ocupan un lugar importante en el presupuesto de una empresa
Por ejemplo, tenemos una presentación de un producto o un servicio y necesitamos contratar personal adicional al que teníamos presupuestado, como un periodista, un edecán, un modelo, entre otros, que se convierte en un elemento imprescindible para la presentación.
Un gasto imprevisto que siempre debemos contemplar también en un presupuesto está relacionado con los ajustes y las reformas a un producto o servicio que tenemos que hacer porque, si no lo hacemos, no nos compran.
El consejo aquí es destinar un 25% del total del presupuesto para el renglón de imprevistos.
Tip 4. Una caja menor con un monto flexible
No tiene que ser un monto muy alto pero sí lo suficiente como para que nuestros empleados puedan hacer frente a cualquier imprevisto de última hora, relacionado con la atención a un cliente o la entrega de un trabajo.
Otro consejo: dentro de las cotizaciones que realizamos para nuestros clientes podemos destinar siempre un porcentaje para la caja menor y los gastos imprevistos.
Tip 5. Contemplar un rubro para publicidad y para incluir contenido con esencia de marca
Las estrategias de marketing y las pautas publicitarias son el punto central de una empresa. Si uno no se anuncia, no vende. Pero hay que buscar un equilibrio entre la cantidad de publicidad que se hace y dónde se pautará, y los contenidos que podamos crear nosotros dentro de nuestro propio sitio web, que pueden constituirse en el punto clave de nuestra comunicación con los demás.