En primer lugar es importante definir el concepto de presupuesto y su utilidad, el presupuesto de una empresa se convierte en una herramienta que nos permite proyectar aquellos costos y gastos en los que incurriría una empresa o proyecto en especial, y así mismo conocer la cantidad de dinero se necesita para poder cubrir esos gastos y generar utilidades. De acuerdo con lo anterior es importante enfatizar que al momento de establecer el presupuesto de la empresa, se deben tener claros e incluir con el mayor detalle posible la totalidad de gastos y costos necesarios para la operación. A continuación se presentaran algunos puntos clave a tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto de una empresa.
Partiendo de los ingresos es posible que la empresa tenga metas establecidas o estimaciones de las ventas que se van a percibir en un periodo de tiempo determinado, en caso contrario se pueden tener distintos criterios a la hora de estimarlos, existen distintos ejemplos de presupuestos de una empresa, dependiendo del énfasis que se quiera dar o los criterios que se van a considerar, por ejemplo se puede tener en cuenta el histórico de ingreso y a partir de este estimar un crecimiento con base en variables económicas o de mercado, como también basado en tasas históricas de crecimiento. Otra forma de poder estimar los ingresos puede ser a partir de un margen de utilidad que la empresa tenga establecido, bien sea porque es un margen de utilidad histórico o por que sea un margen deseado de acuerdo al mercado o el sector en el que se ubique la empresa.
Siguiendo por los costos, entendiéndose como aquellos que están directamente relacionados con la operación de la empresa para ofrecer el producto o servicio, se ven afectados directamente con el nivel de ingresos. Teniendo en cuenta lo anterior un ejemplo del presupuesto de una empresa para proyectar los costos puede ser basado en la relación histórica de costo/ingreso. Y dependiendo del nivel de detalle que se tenga de los costos estos se pueden dividir y manejar criterios distintos para la proyección de cada uno de ellos, por ejemplo, tener el detalle de costo de mano de obra nos permite hacer una proyección basada en el número de empleados que tiene la compañía en la actualidad y aquellos que se pueden requerir en un futuro. Así mismo sucede con los demás costos como proveedores, materias primas, servicios, entre otros, que pueden tener un manejo distinto de acuerdo al modelo de negocio o el funcionamiento de la empresa.
Finalmente se tiene el tema de los gastos los cuales son aquellos egresos necesarios para el funcionamiento de la empresa pero que no están implícitamente relacionados con el producto o servicio que se ofrece y por lo tanto suelen estar más ajenos al nivel de ingresos. Dentro de estos se pueden considerar el pago de arrendamientos, honorarios, servicios, seguros, personal, entre otros. Un ejemplo de un presupuesto de una empresa para considerar gastos puede ser tomar una cifra histórica promedio y proyectarla teniendo en cuenta un factor macroeconómico clave como el IPC, de esta forma se puede tener una proyección rápida sobre estos gastos. Sin embargo, también es importante considerar las áreas internas de la compañía y establecer un presupuesto por área ya que cada uno de ellas puede tener proyectos o actividades internas y se deberían considerar al momento de establecer el presupuesto de una empresa.
En conclusión el presupuesto en las empresas es una herramienta que sirve como hoja de ruta, y por lo tanto es importante incluir todas las áreas de la empresa, tener claros sus metas propósitos u objetivos, de forma que periódicamente podamos hacer un seguimiento sobre el cumplimiento del mismo, el uso de recursos o la optimización de los mismos y el cumplimiento de las metas establecidas. Finalmente, hay que tener presente que en el camino pueden surgir imprevistos que nos hagan salir del presupuesto, por lo cual sería necesario reevaluar o ajustar el presupuesto inicial.