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Tanto para las empresas como para las personas como un individuo, es importantes lograr que se consiga un correcto equilibrio entre los ingresos y los gastos que se tienen, ya que alcanzar este objetivo representa una cierta tranquilidad y puede traducirse en bienestar tanto para las empresas como para las familias de cada persona. Para alcanzar esta meta de bienestar es importante tener en cuenta tres aspectos fundamentales, entre los cuales se encuentran: tener claro el dinero que se gasta en relación con lo que se recibe, evitar entrar en endeudamiento financiero, y proponerse metas de ahorro.

El principal paso para alcanzar estas metas de equilibrio financiero es alcanzar una correcta gestión financiera. La planeación estratégica se puede entender como un proceso en donde se define y se plantea una ruta en un mediano y largo plazo para alcanzar una serie de metas y logros organizacionales, mediante el análisis de la situación actual de las empresas y la situación a futuro que se desea llegar mediante la gestión contable y financiera que se espera. El principal objetivo de la planeación estratégica es poder responder a los cambios internos y externos, de manera que la empresa logre mantenerse competitiva en el mercado.

A través de la correcta implementación de una planeación estratégica, las empresas podrán definir su visión, y luego de tenerla definida poder implementar y definir un conjunto de acciones y estrategias para lograr la visión a futuro que se espera de la empresa. Por medio de una administración financiera optima se espera alcanzar una serie de objetivos principales, entre los cuales se encuentran: Identificar prioridades en el plan de negocio, asignar correctamente los recursos entre cada área de la empresa, ser la herramienta clave en la toma de decisiones. Una vez se cumplan dichos objetivos, se pueden evidenciar los frutos de hacer esta planeación financiera tal como priorizar los recursos, controlar y evaluar, incrementar el sentido de pertenencia, definir una organización horizontal y rentabilizar el presupuesto.

Se han evidenciado múltiples beneficios de establecer una planeación y una gestión estratégica y financiera, ya que se genera un mejor control acerca de la gestión interna donde se establezcan metas claras y cómo se espera el cumplimiento de estas. Así mismo, se promueven incentivos para al capital humano a través del cumplimiento de metas de la empresa y de cada uno de los trabajadores y además se mejora el flujo comunicacional, el aprendizaje y la autoestima organizacional, generando así un ambiente más eficiente. Consolidando asó, una estructura más eficiente, ya que al optimizar el uso de los recursos físicos y financieros, se percibe una rentabilidad más alta.

El análisis financiero se define como el estudio e interpretación de la información presente en la contabilidad de una empresa. Este se realiza con la finalidad de entender el estado actual y planear cómo se podrá llegar a desenvolver la empresa en el futuro, he aquí la relevancia de realizar un análisis financiero lo más robusto posible. La elaboración de este dará pie a lograr entender las principales variables de interés que permitirán llegar al entendimiento del funcionamiento y proyección de la empresa en cuestión.

Para la ejecución del análisis financiero se presenta una gran variedad de técnicas y métricas las cuales llevan a generar un diagnostico financiero. El desarrollo de este es de vital importancia para la toma rápida y efectiva de decisiones, por lo cual se hace indispensable la obtención de los resultados una manera eficiente. En relación a esto las cinco principales claves para generar un análisis financiero en un periodo inferior a una hora son:

1. Revisar la generación o destrucción de caja.

Tener presente si la empresa está generando flujos de efectivo es de gran importancia ya que genera visibilidad de la liquidez, así poderse anticipar a posibles déficits o superávits.

2. Analizar los indicadores.

El análisis de los indicadores financieros relaciona elementos entre el balance general y el estado de pérdidas y ganancias, lo cual presenta información relevante referente a la liquidez, actividad, rentabilidad y endeudamiento.

3. Evaluación del crecimiento de las ventas.

También conocido como análisis horizontal, pone en contraste los resultados obtenidos en dos periodos diferentes. Este análisis muestra la evolución de los ingresos percibidos por la operación de la empresa

4. Analizar los márgenes.

El análisis de los diferentes márgenes como lo son el margen bruto, operacional y neto, permiten conocer el nivel de rentabilidad que se presenta, así como evidenciar la relación de las utilidades frente a los ingresos generados.

5. Examinar la relación de los egresos frente a los ingresos generados.

También conocido como análisis vertical, muestra el peso porcentual que tiene cada uno de los costos y gastos respecto a los ingresos generados en un periodo en específico. Este análisis pone en evidencias cuales son los egresos más representativos y así generar un control sobre estos o incluso plantear un ajuste del os mismos para mejorar la rentabilidad.

Si bien existen una amplia gama de herramientas para generar este análisis el uso de estos cinco elementos permitirá realizar el análisis financiero de manera tanto eficiente como robusta.

1. NO TENER MÉTRICAS DE PROPORCIÓN DE COSTOS Y GASTOS

• Los segmentos de mercado tales como retail, manufacturas, entre otros tienen claro cuales deberían ser las proporciones a mantener en sus costos y gastos respecto a los ingresos.

• Es muy común encontrar que los responsables de negocios pequeños o en crecimiento no cuenten con herramientas para realizar esa medición proporcional a mantener de sus PBS (Proveedores de Bienes y Servicios para la compañía)

• Es necesario que mes a mes se realice una revisión de esas proporciones de costos y gastos. Si se presentó algún alza en algún rubro, tener identificado que lo provocó.

2. OLVIDAR LA DIFERENCIA EN CAMBIO.

• Así es. Usted si tiene operaciones en dólares debería tener en cuenta la diferencia en cambio en su liquidez. Una política de cubrimiento mal hecha podría estarle restando caja y liquidez a su compañía.

• Objetos de Cobertura: Todas las partidas del Balance y flujos altamente probables (ventas, opex y capex)

• Instrumentos de Cobertura: Cobertura natural (deuda, caja, condiciones comerciales), Forwards, Opciones, estrategias combinadas, Cross Currency Swaps.

3. CRECIMIENTO DE LAS VENTAS.

• Un error común es considerar el simple hecho de crecimiento de ventas puede conllevar a una mejora en la liquidez.

• Si las ventas crecen por debajo de las cuentas por cobrar o incluso por debajo de las cuentas por pagar, usted tendrá problemas en la liquidez de la compañía cuando le suceda esto.

•No siempre es bueno financiarse con proveedores. Es decir, hasta cierto punto lo es. Esto debido a que en un futuro, el crecimiento de sus ventas puede verse afectado por esto.

4. ¿CUANTO DEBE REPONER DE CAPITAL DE TRABAJO?

• Un error muy común es que usted tenga un crecimiento sostenido en ventas, y que tenga esta pregunta: ¿Por qué si crezco en ventas, no me alcanza el dinero mes a mes para el funcionamiento de mi compañía?

• Esto se debe a que usted puede que presente un problema de reposición de KTNO cada vez mas alta, y esto conlleva a perder parte de ese crecimiento en ventas.

• Es muy importante que su KTNO cada mes sea cada vez menor. Esto le asegurará que si tiene un crecimiento en ventas, lo vea reflejado en su liquidez. Pero si a usted como compañía cada mes le cuesta más reponer su capital de trabajo, tiene un problema estructural que resolver.

Desde hace algún tiempo muchas empresas se dieron cuenta, que muchos de los procesos internos necesitaban de personas u organizaciones especializadas y que contratar directamente este tipo de talento acarrearía un costo muy alto, por lo cual empezaron a tercerizar muchos de sus procesos a empresas líderes en cada área, es por eso por lo que en este momento encontramos Outsourcing en diferentes áreas de las organizaciones como: Recursos humanos, contabilidad, logística y más.

Este texto se centra en dos áreas claves que podemos tercerizar para mejorar los procesos y entender mejor los números de nuestra empresa, Outsourcing Contable y Financiero.

Outsourcing Contable:

El área contable de una empresa refleja cada una de las operaciones que realizamos de acuerdo con nuestra actividad comercial, como son; ingresos por ventas, egresos por costos, gastos administrativos. También donde se encuentra el dinero de la compañía y sus deudas, ejemplo; Caja, bancos, cartera, inventarios, propiedad planta y equipo, deudas financieras, proveedores. Y basado en esta información poder establecer la carga impositiva que acarrea nuestra operación; Impuesto de renta, IVA, ICA, y la información que se debe presentar a los diferentes entes regulatorios, según la actividad económica.

Al tercerizar el área contable de la empresa se debe buscar una organización que nos garantice procesos estructurados y de control sobre cada uno de los movimientos que realizamos en el día a día, como también mantener información veraz y confiable.

Tener un cronograma de actividades donde se mantenga una comunicación efectiva y entrega de informes puntuales para conocer la situación contable de la empresa como mínimo una vez al mes.

Planes de trabajo mensuales donde se identifiquen los diferentes requerimientos y salidas de dinero que no hagan parte de la operación normal de la empresa, principalmente en el pago de impuestos, con el fin de apoyar al empresario en el control de su flujo de caja.

Outsourcing Financiero:

Tener información contable periódica y veraz no genera mayor relevancia si no la sabemos analizar y enfocar hacia los objetivos estratégicos de la empresa, es ahí donde entra el área financiera de la empresa, la cual se encarga de optimizar los recursos de la empresa y generar rentabilidad. Dentro de ese orden de ideas es importante que se tenga claridad que la contabilidad por sí sola no muestra el estado real de los números de la empresa, ya que solo refleja el acontecimiento del periodo en que se generan los estados financieros. El área financiera se encarga de analizar estos estados financieros y ver más allá de lo que muestra en su cierre.

El Outsourcing financiero de la empresa se basa en crear herramientas de control que le generen a la empresa una buena y sana salud financiera, además de poder sortear las diferentes fluctuaciones que por el ciclo del mercado puedan afectar a la empresa.

Las finanzas de la empresa deben ser evaluadas a través de diferentes herramientas o modelos que le permitan a la gerencia tomar decisiones acertadas, por este motivo el área financiera de la organización debe crear herramientas de control como: Flujo de caja, presupuestos y políticas de control a este, indicadores financieros y no financieros. Herramientas de operación como: Control de inventarios, ciclos de rotación de cartera, ciclos de rotación de efectivo, entre otras. Y adicional, herramientas de rentabilidad tales como: Razón corriente, prueba acida, margen bruto, ebidta y más.

La ventaja de tener el área financiera tercerizada en la organización es que adicional de realizar la construcción de todas las herramientas mencionadas, genera diferentes análisis e informes para que la gerencia tenga una visión clara de su gestión, adicional que se puedan tomar decisiones estratégicas para la compañía y al tener una visión externa sirve también como auditoría para los procesos internos de la empresa y dar sugerencias imparciales para cumplir con los objetivos propuestos.

Como se observa, estas dos áreas en cualquier empresa representan un flujo de información importante para cumplir con el desarrollo estratégico y objetivos propuestos. Y tercerizar garantiza tener profesionales encargados, procesos estructurados e información confiable, veraz y a tiempo para cualquier toma de decisión.

1. DEFINICIÓN Y ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

2. INTERVENCIÓN DE TODAS LAS ÁREAS DE LA COMPAÑIA.

• Se integran conocimientos más específicos de cada área que conlleva al cumplimiento de metas.
• Hay una combinación de diferentes visiones que se complementan.
• Permite negociaciones de presupuestos para la consolidación de proyectos.

3. EL PRESUPUESTO DEBE SER ADAPTABLE.

• El presupuesto debe ser adaptable a los cambios a nivel interno y externo. Por ejemplo, el presupuesto de las empresas 2020 debido a la pandemia requirieron redefinición de metas comerciales y gestión en egresos como respuesta a los fuerte cambios.
• La adaptabilidad de un modelo presupuestal aterriza las metas y proyecciones que se quieren cumplir de acuerdo a la evolución que esta teniendo la empresa.
• Un presupuesto rígido produce altas desviaciones que representan tiempo y dinero para explicarse.
• Un presupuesto flexible se convierte en una herramienta más útil para la comparación de lo real con lo presupuestado ante cambios en los volúmenes de actividades.

4. DEFINICIÓN DE LOS MEDIOS PARA LLEGAR A LOS OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO.

• Le ejecución de proyectos y actividades es factible siempre y cuando se conozcan los medios disponibles que a su vez determinan los topes máximos que se podría ejecutar sin interrumpir el logro de los objetivos.
• En cuanto a medios una empresa debe determinar si cuenta con los recursos para la ejecución presupuestado o requiere de adquisición de deuda o inversión.

5. EVALUAR LAS DIFERENTES POSICIONES QUE ENFRENTE LA EMPRESA.

Se deben contemplar las diferentes debilidades o riegos a los que se enfrente o puede enfrentar la empresa, así como se analiza las posibles oportunidades se debe tener presente los escenarios a los que puede enfrentarse para tomar medidas a tiempo.

Siempre que hablamos de análisis financiero hacemos énfasis en la importancia de los indicadores financieros, desde el momento de su cálculo hasta su interpretación y tipos de medición, siempre con el fin de tener un panorama claro de la salud financiera de la compañía desde diferentes puntos de vista o frentes que son clave. En respuesta al interrogante de este blog “¿Para qué sirven los indicadores financieros?” haremos un recorrido por los tipos de indicadores financieros con su respectiva funcionalidad al momento de interpretarlo y hacer seguimiento.

Frentes de acción financiera en la medición de los indicadores financieros

Partiendo de las cifras financieras de la compañía que provienen directamente de sus Estados Financieros oficiales (Estado de situación financiera y Estado de resultados integral, flujo de caja, entre otros), podemos tener un panorama financiero desde los siguientes frentes de acción:

Liquidez: Con indicadores como la razón corriente, prueba ácida y capital de trabajo se tiene un completo panorama de la capacidad de la compañía de cubrir sus deudas o pasivos en el corto plazo en caso de liquidación de la compañía, estos indicadores son muy utilizados para validar si los activos de la compañía son suficientes o insuficientes para cubrir las necesidades de capital de trabajo.

Endeudamiento: Indicadores como el endeudamiento total, endeudamiento financiero, Deuda/Ebitda, entre otros, son clave para entender el nivel y posibles topes de endeudamiento externo en los que puede incurrir la compañía para adquirir deuda o iniciar procesos de pagos de obligaciones financieras para que la compañía no sea vista desde el sector financiero como una mala alternativa de colocación de créditos, préstamos o capitalización.

Actividad: Desde indicadores de rotación hasta ciclos de conversión permiten medir la capacidad de la compañía para recuperar la inversión puesta en marcha, estos indicadores brindan una visión clara de los tiempos de recaudos de cartera, pagos a proveedores y comportamiento de los inventarios para obtener y mejorar constantemente los ciclos de recuperación de efectivo y mantenerlos siempre en los niveles que exigen las políticas de la compañía que por lo general son de 30 a 60 días.

Rentabilidad: Todos los niveles de rentabilidad desde el margen bruto hasta el margen neto permiten identificar las rentabilidades por cada fase de operación de la compañía permitiendo dar relevancia a la fase en la cual la compañía está quemando más dinero para de esta manera crear estrategias de optimización, por ejemplo si se obtiene un margen bruto demasiado alto y a la vez un margen operativo demasiado bajo, se supone que la compañía quema demasiado capital en gastos administrativos y de ventas por lo cual se procede a crear estrategias de optimización o ahorro, este proceso se puede hacer desde la causación de costos, gastos operativos (administrativos y ventas) y gastos e ingresos no operacionales. Por otro lado, los márgenes de rentabilidad permiten hacer un comparativo con los márgenes de años anteriores o de la industria para fijar metas futuras en la estructuración presupuestal.

El factor común de los indicadores financieros.

Una vez sabiendo que los indicadores o ratios financieros expresan la relación existente entre cuentas o rubros específicos de la información contenida en los estados financieros, podemos usarlos inteligentemente de la siguiente manera:

• Comparando los ratios financieros de nuestra compañía con los de otras compañías sin importar el tamaño de esta, ya que los ratios se encuentran en términos relativos y son comparables entre sí; también compararlo con el desempeño de la industria o sector respectivo.
• Realizar un diagnóstico identificando los sucesos importantes del pasado que más han impactado los ratios financieros. De este modo se pueden identificar problemas potenciales y crear un plan de acción para corregirlos.
• Combinar a criterio propio diferentes indicadores financieros para tener el panorama especifico deseado, esto en caso de que la relevancia de unos pocos indicadores financieras sea mayor a los demás debido al modelo de negocio de la compañía.
• Uno de los usos más importante es la utilización de las razones financieras para la elaboración de proyección de estados financieros y fijación de metas, ya que la información del pasado permite tener un camino marcado de lo que puede ser en el futuro.
• La revisión periódica y el seguimiento de las razones financieras es importante para tener una línea de tiempo de la evolución de cada uno de ellos y la estacionalidad de su comportamiento, por ejemplo en cuales meses o años la compañía presenta los menores niveles de liquidez o presenta los mayores márgenes de rentabilidad, entre otros supuestos; adicional a esto y muy importante, la revisión constante podría predecir una posible quiebra financiera, teniendo en cuenta el modelo de quiebra empresarial explicado por Edward Altman en el año 1968.

El elaborar el presupuesto anual de una empresa es fundamental, es el
parámetro a seguir para lograr los resultados esperados en un nivel detallo de las
finanzas de cada empresa; hoy en día se estima que el 60% de las startups no
pasan de su 4-5 año y el estancamiento de muchas pymes es porque no conocen
sus finanzas actuales, ni presupuestan el futuro inmediato.
Hoy en día la elaboración de un presupuesto y el control de ejecución de este
es un roadmap encaminado a predecir tendencias, evidenciar evolución o
estancamiento de una empresa tanto contable cómo financieramente, es por esto
que el presupuesto financiero es una guía de predicción de ingresos, costos y
gastos a corto y largo plazo de los tres estados financieros más importantes.
Para ello, es clave conocer los siguientes aspectos financieros que te ayudaran a
modelar el presupuesto de tu empresa:
1. EEFF históricos de los últimos 2 años
2. Conocimiento del histórico de ventas de los últimos 12 a 24 meses, al menos.
3. Margen promedio del costo operativo de tu empresa.
4. Detalle de los gastos directos como: Nómina, arriendo, honorarios, servicios, etc.
5. Si tu empresa tiene obligaciones financieras, proyectar la amortización de estas.
6. Propiedad, planta y equipo que poseen en la actualidad.
7. La cartera y las deudas por pagar.

Una vez recopiles esa información, el siguiente paso a paso te ayudada a
elaborarlo:

1. Revisa si hay alguna estacionalidad en tus ingresos históricos, habla con tu
   área de ventas para establece tu proyección de ingresos de acuerdo a tu
   capacidad de ventas y a un % conversión efectiva sobre tus servicios o
   productos de ser el caso, teniendo en cuenta esto podrás proyectar
   mensualmente la meta a la que quieres llegar en el año.

2. Proyecta tus costos operacionales teniendo en cuenta los costos directos
de tu servicios o productos, ejemplo mano de obra, materia prima y demás.
Si no conoces el debido detalle de esos costos, establece un porcentaje
promedio sobre ingresos.

3. Modela tus gastos de acuerdo a tas fijas o variables dependiendo del tipo
de gastos. Si tienes el detalle de la nómina es recomendable modelarla mes
a mes, la nómina es un gasto fijo, no debería cambiar a menos que consideres el despido o la contratación de alguien, así mismo hazlo con los arriendos y honorarios; los gastos de servicios, diversos y viajes tienen un
componente tanto fijo como variables, fijo en el sentido que crecen con el
IPC y variable que varían de acuerdo a las ventas, para esto revisa las
proyección del IPC estimado por BanRep y saca el crecimiento mensual de
tus ingresos, una vez tengas esto estable en que porcentaje crecen estos
gastos.

4. Si tienes deuda financiera, las amortizaciones del pago de esta te ayudaran
tanto con el P&G con los intereses, Balance con la variación del capital total
y en el Flujo de Caja con la salida de dinero correspondiente entre intereses
y capital.

5. Revisa las tasas impositivas de impuestos.

6. Una vez termines el P&G de tu empresa, modelar el Balance General es
más fácil, es recomendable hacerlo por medio de rotaciones, para esto es
importante que saques las rotaciones de tu cartera, inventario de ser el
caso y cuentas por pagar históricas, con el fin de establecer con estas tu
activo en cuanto a CxC, inventario y del pasivo todo lo referente a CxP.

7. Modela tu Flujo de Caja, es importante que lo modeles desagregado en
flujo de caja operativo, de inversión, financiación. Para el flujo de caja
operativo es la suma de tu utilidad neta, depreciación y/o amortización y
variación de capital de trabajo. El flujo de caja de inversión es la suma de
salida de dinero en CAPEX y el flujo de caja de financiación las variaciones
de la salida o entrada de dinero en obligaciones financieras.

Una vez lo tengas proyectado, es importante que hagas un control de ejecución
con el fin de tomar decisiones estratégicas y financieras para optimizar el manejo
de los gastos y costos en los que se van a incurrir teniendo en cuenta los ingresos
efectivos.
No olvides estar muy cerca de los números de tu empresa para poder liderar
tranquilo e informado. Cuentas con Equity Advisors para tus necesidades
contables y financieras y si quieres puedes agendar una cita con un especialista
aquí.

La administración financiera tiene la finalidad de planificar los recursos económicos de tu empresa generando optimización; el objetivo es reducir riesgos y aumentar el valor de la organización, por lo que esta planeación financiera debe ser eficiente para lograr las metas estratégicas de tu empresa, es importante considerarlo como el empresario que eres.

Este proceso de elaboración debe ser integral, detallado, organizado y personalizado; enfocado en tiempos, costos y recursos, debemos orientar nuestros esfuerzos en las siguientes actividades:

• Conoce y analiza tu situación financiera: solicita tus estados financieros de forma periódica a tu contador, analiza mes a mes tus movimientos financieros identificando si tus ingresos son suficientes para cubrir tus gastos o en que estás gastando mucho.
• Genera objetivos financieros: Sin importar cuál  sea el resultado de tu análisis financiero hay que tomar acción para mejorar o mantener tu situación, estos objetivos deben ser generales; ejemplo disminuir tus deudas o generar mayor ahorro, y objetivos específicos; logrando ser medibles como reducir deuda 10% en x mes o generar ahorro de x valor por cierto tiempo.
• Diseña tu estrategia: Debemos alcanzar los objetivos, lo importante es que tengas claro cómo lo vas a lograr, adelantarnos a los riesgos identificados, haciendo uso de herramientas permitiendo prepararse para posibles cambios.                                   
• Genera un presupuesto: Implementa un sistema para el registro de gastos, debes hacer tangible toda la planeación financiera, es importante tener diferentes escenarios, y  estos a su vez deben tener cifras, tiempo y  posibilidad de ser modificados.

Para una  gestión financiera efectiva te recomendamos generar evaluación de la planeación de forma periódica,  es importante valorar los resultados en detalle implicando proyecciones, ajustes y retroalimentación. Recuerda que la idea es prepararte lo mejor posible para cualquier situación que pueda enfrentar tu empresa.

Al obtener una eficiente planeación financiera podrás tomar decisiones estratégicas en los siguientes aspectos:

• Ajustando  gastos de acuerdo a tu operatividad.
• Fijando objetivos claros  de ventas  mes a mes.
• Visibilidad en la mejora de la rentabilidad.
• Claridad en fuentes de financiación.

Sabemos que como empresario debes enfrentarte a retos diarios y este concepto permite sensibilizar diferentes niveles de cumplimiento, pero principalmente  es una gran base para el crecimiento continuo de tu empresa, si quieres lograr generar valor, hazlo  a través de diversas metodologías de organización y trazabilidad de rutas como lo es la planeación financiera.

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